Polityka prywatności PolishPackaging

1. Wstęp

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób PolishPackaging (dalej: „my”, „nas”, „Administrator”) przetwarza, chroni oraz wykorzystuje dane osobowe użytkowników odwiedzających stronę internetową Serwisu. Dbamy o poufność oraz bezpieczeństwo danych osobowych i przetwarzamy je zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich użytkowników korzystających z Serwisu, w tym do obecnych i potencjalnych klientów, partnerów biznesowych, dostawców, kandydatów do pracy oraz innych osób kontaktujących się z nami za pośrednictwem formularzy dostępnych w Serwisie, w szczególności w sekcji Kontakt, a także stron dotyczących rozwiązań, materiałów i usług, takich jak Rozwiązania, Materiały, Rozwiązania niestandardowe, Logistyka, Studia przypadków, Zespół oraz Materiały do pobrania.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Serwisu jest PolishPackaging z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących użytkownikom można kontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: PolishPackaging, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, Polska,
• e‑mailowo: [email protected],
• telefonicznie: +48 22 658 4031.

Jeśli wyznaczymy inspektora ochrony danych (IOD), informacje kontaktowe do IOD zostaną opublikowane w zaktualizowanej wersji niniejszej polityki.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są przepisy RODO, w szczególności art. 6 ust. 1 lit. a–f RODO, w zależności od celu przetwarzania, o których mowa w dalszej części polityki.

3. Zakres przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od sposobu, w jaki użytkownik korzysta z Serwisu oraz z jakich funkcji korzysta (formularze kontaktowe, materiały do pobrania, integracje społecznościowe, procesy rekrutacyjne). Co do zasady możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane podawane w formularzach kontaktowych

Podczas korzystania z formularzy kontaktowych dostępnych w Serwisie (np. w sekcji Kontakt, przy zapytaniach o rozwiązania, materiały lub usługi) możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e‑mail,
• numer telefonu,
• dane firmy (nazwa, stanowisko, branża),
• treść wiadomości oraz inne dane przekazane dobrowolnie przez użytkownika w ramach zapytania.

Dane przetwarzane w ramach działań marketingowych i sprzedażowych

W związku z obsługą zapytań ofertowych i prezentacją naszych rozwiązań opakowaniowych możemy przetwarzać:

• podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe,
• informacje o preferencjach w zakresie produktów, rozwiązań logistycznych i materiałów,
• historię kontaktu z PolishPackaging (korespondencja, notatki ze spotkań, informacje o etapach negocjacji).

Dane przetwarzane w procesach rekrutacyjnych

W przypadku aplikowania na stanowiska w PolishPackaging, w szczególności poprzez formularze rekrutacyjne lub kontakt z zakładką Zespół albo sekcjami karierowymi, możemy przetwarzać m.in.:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia),
• dane kontaktowe (adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny),
• dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji oraz doświadczenia zawodowego,
• inne dane zawarte w przekazanym CV, liście motywacyjnym lub formularzu zgłoszeniowym.

Dane zbierane automatycznie podczas korzystania z Serwisu

Podczas korzystania z Serwisu możemy automatycznie gromadzić niektóre informacje techniczne, w szczególności:

• adres IP urządzenia,
• identyfikatory plików cookies,
• informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym,
• data i czas odwiedzin,
• odwiedzane podstrony Serwisu oraz sposób poruszania się po Serwisie.

Dane te mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, analizy odwiedzin i ulepszania funkcjonalności, w tym zasobów takich jak Rozwiązania, Materiały, Rozwiązania niestandardowe, Logistyka czy Studia przypadków.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników mogą być przetwarzane w następujących celach:

Obsługa zapytań i komunikacja

Przetwarzamy dane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania przesyłane poprzez formularze oraz dane kontaktowe dostępne w Serwisie, w szczególności poprzez sekcję Kontakt oraz inne formularze umieszczone przy opisach rozwiązań, materiałów, rozwiązań niestandardowych czy usług logistycznych. Obejmuje to prowadzenie korespondencji, przygotowywanie ofert, umawianie spotkań oraz udzielanie informacji o naszych produktach i usługach.

Realizacja usług i współpraca biznesowa

Dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umów z klientami, dostawcami i partnerami, w tym do obsługi zamówień, logistyki dostaw, rozliczeń, obsługi reklamacji, zarządzania relacjami z klientami i partnerami oraz prezentowania rozwiązań i studiów przypadków związanych z realizowanymi projektami (np. w sekcji Studia przypadków).

Działania marketingowe i budowanie wizerunku

Możemy przetwarzać dane w celu prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług, prezentowania informacji o nowych rozwiązaniach opakowaniowych, materiałach, case studies, treściach dostępnych w zakładce Materiały do pobrania oraz aktualności dotyczących naszej organizacji. W ramach tych działań możemy wysyłać komunikację marketingową (np. newsletter) – wyłącznie na podstawie udzielonej zgody lub w ramach uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Rekrutacja

Dane kandydatów do pracy przetwarzamy w celu prowadzenia procesów rekrutacyjnych, oceny kwalifikacji, umiejętności oraz doświadczenia, a także wyboru odpowiednich kandydatów na oferowane stanowiska. Jeśli kandydat wyrazi odrębną zgodę, dane mogą być przetwarzane również na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Poprawa funkcjonalności i bezpieczeństwa Serwisu

Analizujemy dane dotyczące sposobu korzystania z Serwisu, aby zapewnić jego prawidłowe działanie, zwiększać wydajność, dostosowywać treści do potrzeb użytkowników, optymalizować nawigację oraz rozwijać funkcjonalności – w tym formularze zapytań, zasoby do pobrania i integracje z mediami społecznościowymi. Dane mogą być również wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, wykrywania nadużyć oraz ochrony przed atakami.

Realizacja obowiązków prawnych i dochodzenie roszczeń

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych), a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co może wiązać się z przechowywaniem wybranych danych przez okres niezbędny do przedawnienia potencjalnych roszczeń.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych przez PolishPackaging odbywa się na podstawie odpowiednich przepisów RODO, w szczególności art. 6 ust. 1. W zależności od celu przetwarzania stosujemy następujące podstawy prawne:

Realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Na tej podstawie przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonywania umów z klientami, partnerami, dostawcami oraz kandydatami, a także do podejmowania działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty, odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz w sekcji Kontakt).

Wypełnienie obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Na tej podstawie przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowości, archiwizacji oraz przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

Uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Uzasadniony interes Administratora jest podstawą przetwarzania m.in. w następujących celach:

• prowadzenie komunikacji z osobami kontaktującymi się z nami w sprawach niezwiązanych bezpośrednio z umową,
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług (z uwzględnieniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej),
• analiza funkcjonowania Serwisu, badanie satysfakcji użytkowników i ulepszanie oferowanych rozwiązań,
• zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, w tym monitorowanie ruchu i zapobieganie nadużyciom,
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

Zgoda użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. a RODO

W niektórych przypadkach będziemy prosić o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, np. w celu:

• otrzymywania newslettera lub informacji handlowych drogą elektroniczną,
• udziału w określonych działaniach marketingowych lub badaniach,
• przetwarzania danych kandydata do pracy na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Udzielona zgoda może być w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

6. Udostępnianie danych osobowych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Administratora w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań. Dane mogą być także przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym – w zakresie niezbędnym do obsługi relacji z klientami, realizacji projektów opakowaniowych, logistyki, doradztwa i wsparcia technicznego;
• podmiotom świadczącym usługi IT – takim jak dostawcy hostingu, systemów CRM, platform mailingowych, narzędzi analitycznych oraz innych rozwiązań wspierających funkcjonowanie Serwisu i obsługę użytkowników;
• podmiotom świadczącym usługi doradcze i prawne – w przypadku, gdy jest to niezbędne do ochrony praw Administratora lub użytkowników (np. kancelarie prawne, doradcy podatkowi);
• organom publicznym – jeśli taki obowiązek wynika z przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń (np. sądy, organy ścigania, organy nadzorcze).

W przypadku przekazania danych podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie zawieramy stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zobowiązujące te podmioty do zachowania poufności i stosowania odpowiednich zabezpieczeń.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeśli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi (np. rozwiązań chmurowych lub integracji społecznościowych) dojdzie do przekazania danych poza EOG, zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z wymogami RODO, takie jak standardowe klauzule umowne.

7. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane oraz od wymogów prawnych. Co do zasady stosujemy następujące okresy:

• dane związane z obsługą zapytań – przechowywane są przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres wynikający z ewentualnego uzasadnionego interesu Administratora (np. obrona przed roszczeniami), nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń;
• dane związane z realizacją umów – przetwarzane są przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przez przepisy prawa (w szczególności podatkowe i rachunkowe) oraz przez okres przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowywane są do momentu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania;
• dane kandydatów do pracy – przetwarzane są przez czas trwania konkretnego procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu przez okres wskazany w ogłoszeniu lub uzasadniony interes Administratora; w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres określony w treści zgody lub do jej wycofania;
• dane techniczne i statystyczne – przechowywane są przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, prowadzenia analiz i statystyk oraz ulepszania funkcjonalności, przy uwzględnieniu ustawień plików cookies i narzędzi analitycznych.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację użytkownika.

8. Prawa użytkowników

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• prawo dostępu do danych – prawo uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe, a jeśli tak – prawo dostępu do nich oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych – prawo żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy zgoda została wycofana;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub sprzeciwiono się ich przetwarzaniu;
• prawo do przenoszenia danych – prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania, a także wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego;
• prawo do wycofania zgody – jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w każdej chwili ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – użytkownik ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) lub innego właściwego organu nadzorczego, jeśli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

W celu skorzystania z powyższych praw, prosimy o kontakt z nami za pośrednictwem danych wskazanych w sekcji „Administrator danych”. Przed realizacją żądania możemy zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych.

9. Zabezpieczenia danych

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych wdrażamy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych. W szczególności stosujemy:

• rozwiązania techniczne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją (m.in. zabezpieczenia serwerów, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe),
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych, które przeszły odpowiednie szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych,
• procedury zarządzania incydentami bezpieczeństwa i reagowania na potencjalne naruszenia ochrony danych,
• współpracę z dostawcami usług IT i partnerami, którzy zobowiązani są do stosowania odpowiednich standardów bezpieczeństwa.

Pomimo stosowania nowoczesnych środków bezpieczeństwa, korzystanie z Internetu wiąże się z ryzykiem, którego nie można całkowicie wyeliminować. Dlatego zalecamy użytkownikom zachowanie ostrożności przy korzystaniu z Serwisu, w szczególności przy przekazywaniu danych za pomocą publicznych sieci telekomunikacyjnych.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, praktykach Administratora, rozwoju funkcjonalności Serwisu lub oferowanych rozwiązań opakowaniowych. Zaktualizowana wersja polityki będzie publikowana w Serwisie wraz ze zaktualizowaną datą obowiązywania.

Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią polityki, zwłaszcza przed przekazaniem nowych danych osobowych za pośrednictwem Serwisu.

Data ostatniej aktualizacji: 11 stycznia 2026 r.